<첫달작업>

1.베스트아파트 프로그램을 실행시키시고 기타 >> 환경설정으로 이동합니다.

①아파트이름을 입력시켜 줍니다. ex)밀레니엄아파트
②관리소전화를 입력시켜 줍니다. 오른쪽에 인쇄에 체크를 하시면 고지서 인쇄시 관리소 전화번호가 같이 인쇄되어 나옵니다.
③관리비납기일을 체크합니다.매월 말일인 경우에는 末日에 체크하시면 되고, 28일 인경우는 月中에 체크하시고 28일이라고 맞춰주시면 됩니다.
   주의 : 관리비납기일이 매달 틀린 아파트단지는 매월 납기일을 확인하시고 자료를 보내주셔야 합니다.
④수납은행 (고지서인쇄용)에 은행명과 계좌번호를 입력합니다.

ex)국민은행(**지점)
355-22-3333-111
주택은행(**지점)
1111111-111111111

(수납확인용)에 은행명을 입력시킵니다. -- 수납처리할 때 필요.
◈은행을 새로 개설하거나 계좌번호가 바뀌게 되면, 고지서인쇄용에서 은행과 계좌번호를 변경해주시면 됩니다. <-- 여기 입력시킨대로 고지서에 인쇄됩니다.

⑤기타옵션
자동이체계좌인쇄 -- 체크하게되면 고지서인쇄시 자동이체세대의 계좌번호를 인쇄합니다.
세대주명인쇄 -- 체크하게되면 고지서인쇄시 세대주명을 같이 인쇄합니다.
미니웹사용 -- 인터넷이 안되는 컴퓨터는 체크를 없애주시면 됩니다.
색상인쇄 -- 흑백만 지원하는 프린터는 체크를 없애주시면 됩니다.
전기요금자동이체할인 -- 체크하게되면 전기요금 계산시 자동이체 할인요금이 적용됩니다.
⑥연체율을 등록합니다. 등록하실때에는 신연체율에 등록합니다.

지금까지의 자료를 모두 등록했으면 [완료]를 누르시면 저장됩니다.

2.고지서관리 >> 차량/세대

①1가구 다세대가 존재하는 경우 세대수를 수정해줍니다.
1가구 2세대일경우는 2, 3세대일경우는 3 이라 체크해줍니다. 전기료 계산시
1가구 다세대일 경우는 더 저렴한 요금이 나오게 됩니다.
②주차비를 고지서에 같이 부과하는 단지는 주차비부과차량에 차량대수를 입력
시킵니다.

3. 고지서관리 >> 면제세대

①TV 면제세대(한전에 신고한 국가유공자,시각장애인,청각장애인등)를 체크해줍니다
전기료 계산시 면제라고 표시된세대는 TV수신료를 부과하지 않게됩니다.
②승강기 면제세대(일반적으로는 1,2층세대)를 체크해줍니다. 표시된세대는 승강기
전기료를 부과하지 않게됩니다.
③오물수거비 면제세대(일반적으로는 미입주,미분양세대)를 체크해줍니다. 표시된세
대는 오물수거비를 부과하지 않게됩니다.
그 외에 면제세대등은 관리자(한국전산기술)가 직접 만들어주거나 수정해 줍니다.

4.고지서관리 >> 자동이체

은행별로 자동이체를 표시해줍니다. 은행명을 맞춘후 엔터를 치게되면 이체라고
입력이됩니다. -- 고지서인쇄시 자동이체라고 인쇄가 됩니다. 은행에 자동이체 명
단을 제출할 때 필요합니다.

<매월작업>

1.천년검침 >> 전기검침

당월에 해당하는 지침을 입력시켜줍니다. 모두 입력이 되었으면, 한전에서나온 조정명세표와 금액이 맞는지 확인합니다. 확인시 주의하실점은 한전에서는 TV수 신료가 포함된 금액이 나오게 됩니다. 때문에 총 금액에서 TV수신료를 제외한 금액이 세대전기료가 되는 것입니다. 금액이 맞지않을경우는 동계를 눌러서 동별로 세대별로 확인하시고 1가구 다세대 가구가 있는지 확인하시면 됩니다.

2.천년검침 >> 수도검침

당월에 해당하는 지침을 입력시켜줍니다. 수도요금은 현행대로 부과하는 경우는 조견표에 의해서 그대로 부과가 됩니다. 수도요금 조정명세표도 세대별로 나오기 때문에 대조하여 확인할수 있습니다. 그러나 최근에는 자체관리를 하기 때문에 (자체관리를 하면 수도요금을 절감할수 있슴)구경별 기본요금도 주계량기만 부과 하게되고 평균사용량을 기준으로 요율을 적용하므로 누진요율이 일부 배제되어 사용요금이 줄어들게 됩니다. 때문에 단가로 부과를 하거나 조견표대로 부과를 하되 모자라는 금액을 공동요금으로 부과하고 금액이 초과되어 남게되면 구경별 기본요금을 조정하여서 부과할수 있습니다. 일부아파트에서는 조견표대로 부과하고 금액이 남는 경우 가수금으로 처리하는 경우가 있는데 이건 바람직하게 부과하는게 아니라 생각됩니다.

◈단가로 부과하게되면 누진율이 적용되지 않게되니 조견표대로 부과를 하면서 수도요금을 맞추는 것이 바람직하다 봅니다.  

3.천년검침 >> 급탕검침

급탕(온수)은 먼저 단가를 표시하여줍니다. 보통은 톤당 1300~2500까지 단가는 천년검침 >> 단위단가로 들어가서 온수단위단가에 표기하면 됩니다. 해당월에 지침을 입력하시면 됩니다.

난방, 가스검침도 위와같이 단가를 맞춰놓으시고 해당월에 입력시키시면 됩니다.
난방이나 가스처럼 단가가 수시로 변경되는 경우에는 단가를 먼저 변경시키시고
지침을 입력하시면 됩니다.

4.베스트아파트 >> 고지서관리 >> 발생금액

발생금액란에 발생금액을 입력시켜줍니다. 발생금액을 입력시키게 되면 평당단가, 평형별 부과금액, 총부과금액, 부과차액까지 모두 산출이 됩니다. 승강기전기료나 승강기유지비 오물수거비등 면제세대가 있는 항목들은 부과총평 과 총부과세대수가 맞는지 확인하시기 바랍니다.

5.고지서관리 >> 자동이체

자동이체 해지, 추가세대를 체크해줍니다.

6.고지서관리 >> 참조표

승강기전기료등을 평형별로 부과하지않고 라인별로 부과하거나 동별로 부과하는 경우 관리자(한국전산기술)가 만들어준 참조표에 금액을 입력시킵니다.

7.고지서관리 >> 면제세대

승강기전기료나 오물수거비등 새로 면제세대가 추가되거나 해지된세대들을 체크하여줍니다.

8.고지서관리 >> 차량/세대

주차비를 고지서에 같이 부과하는 경우 주차비부과차량에 차량대수를 표기합니다

9.고지서관리 >> 조정명세표

1번에서 8번까지 모두 입력이 되었으면, 조정명세표에 들어가서 새로계산을 합니다. 1번에서 8번까지 입력시킨 자료에 의거해서 조정명세표가 만들어지게 됩니다.
동계나 평형계 또는 총괄표를 눌러서 최종적으로 확인합니다.

◈총괄표로 확인하는 경우 주의할점...
총괄표에서 보이는 발생금액 부과금액 부과차액중에 발생금액과 부과차액은 다르게 나올수 있습니다. 발생금액에 입력시킨 것만 발생금액으로 불러오기 때문 에 세대전기료나 참조표를 쓴 승강기전기료 등은 부과금액이 발생금액이 되어버립니다. 때문에 총괄표는 확인하는 단계에서 필요한 것입니다. 총괄표를 맞추려면 발생금액이 틀린 것을 직접 수정하시면 됩니다. 금액을 넣으면 바로 들어가면서 부과차액도 맞춰지게됩니다. 총괄표는 따로 저장되지 않습니다.

확인이 다 되었으면 저장을 합니다. 그러면 200*-*월분조정명세표.GJS 란 파일로 저장이됩니다. 저장된 조정명세표는 언제든지 다시 볼 수 있습니다. 재발급고지서 인쇄시, 중간관리비정산시, 은행제출용자동이체세대 출력시 관리비 확인시 필요합니다. 조정명세표를 저장하고 다시한번 최종적으로 확인하신 다음에 한국전산기술에 자료를 보내주시면 됩니다.

<고지서 자료 보내는 방법>

기타 >> 자료압축(압축이 끝나고나면) >> 인터넷백업(제목은 0000 년 00 월분 고지서자료, 본문 내용에는 주의사항을 적고) >> 전송(을 누르면 자동으로 한국전산기술 홈페이지 임시자료실에 등록이 됩니다.)

<부과내역서 자료 보내는 방법>

기타 >> 인터넷백업(압축이 안돼있다는 경고 메시지가 뜨지만 무시하고 진행) >> 파일추가(HWP나 EXCEL로 저장된 내역서 파일을 선택) >> 전송(을 누르면 마찬가지로 한국전산기술 임시자료실에 내역서자료가 등록됩니다.)

<압축된자료가 임시로 저장되는 위치>

베스트아파트 -- C:\Best\Temp
천년회계 -- C:\Ma\Temp
천년급여 -- C:\Mpay\Temp

<자료백업요령>

자료백업은 매우중요합니다. 컴퓨터라는 것이 언제 어떻게 될지 모르기 때문에 백업은 자주 받으시는게 좋습니다.
기타 >> 자료압축(3.5A드라이브에 디스켓을 넣고) >> 복사A
자료백업시 디시켓에 내용을 모두 지우고 새로운 백업자료가 저장되기 때문에, 디스켓은 여러장으로 단계별로 백업받으시면 되겠습니다.

<주의사항들>

1.수도요금 조견표

천년검침에 기본적으로 들어가있는 조견표는 서울시 기준입니다. 수도요금은 지방마다 금액에 차이가 있기 때문에, 조견표를 꼭 확인하시고 검침을 입력시켜야 합니다.

2.미납확인

조정명세표를 새로계산하시기 전에 수납관리 >> 수납수정에서 미납을 확인하셔야 합니다. 지금까지의 미납금액이 맞는지 연체료 계산은 되어있는지 확인합니다. 조정명세표 계산시 미납액과 연체료는 수납수정에 있는 자료들을 불러오기때문에 미납을 꼭 확인합니다.

3.TV수신료 오물수거비 등 면제세대

TV면제세대가 제대로 체크되어있는지 확인합니다. 사용량 50Kw이하는 자동으로 면제가 되지만 국가유공자, 시각장애인, 청각장애인등은 고지서관리 >> 면제세대에 체크를 해줍니다. 그외 기타 면제항목이 있다면 표시를 해줍니다. 

4.조정명세표의 미납과 수납관리의 미납이 틀린 경우

조정명세표를 만들어서 저장하고 난후 관리비가 들어와서 수납확인을 하게 되면 조정명세표의 미납금액과 수납관리의 미납금액이 틀려지게 됩니다.(총괄표를 누르게되면 메시지가 뜸) 때문에 이런경우에는 자료를 보내기전에 미납금액을 확인하시고 미납이 틀리면 조정명세표로 들어가서 미납액갱신을 해줍니다. 미납액갱신은 수납관리에 있는 미납액을 다시 불러오는 기능입니다.

5.자료전송할때의 유의점

고지서를 배부하고 난후 수납확인을 하려면 먼저 수납자료를 만들어야 합니다. 요령은 아래와 같습니다.
고지서관리 >> 조정명세표 >> 읽기(해당월조정명세표를 읽습니다.) >> 수납자료만들기(예를들어서 8월분조정명세표이면 8월분으로 수납자료를 만들어야 하는데 9월분으로 만든다던지 7월분으로 만들면 안되니 꼭 년도와 월을 확인하시고 수납자료를 만들어야 합니다.)

6.전체삭제기능

수납관리>>수납수정에 들어가시면 전체삭제가 있는데 아파트단지에서는 전체삭제를 누르실 일이 없을겁니다. 전체삭제를 하게 되면 모든 수납자료가 삭제되오니 주의하시기 바랍니다.

7.납기일 확인

관리비납기일이 매월 바뀌는 단지는 자료를 보내시기전에 기타 >> 환경설정에 납기일이 맞게 체크되어있는지 확인하고 보내주시기 바랍니다.

8.수도료를 두달에 한번 부과하는 경우

수도를 두달에 한번 부과하는 단지는 부과하지 않는 달은 조정명세표 >> 부과항목에 들어가셔서 수도사용량과 세대수도료 항목을 제외로 해주셔야합니다. 그렇지 않으면 조정명세표 계산시 금액이 표기될수 있습니다. 또한 부과하는달에는 다시 제외를 풀어주셔야합니다.

9.은행계좌가 변경되거나 추가되었을 때

기타 >> 환경설정에(고지서인쇄용) 새로추가된 은행명과 계좌번호를 등록시켜줍니다.

--- 작성 : [주]한국전산기술 신민휴 대리 --